WhatsApp - czy warto i jak założyć konto firmy?

Wraz z rozwojem technologii oraz wzrostem popularności aplikacji mobilnych, firmy poszukują nowoczesnych rozwiązań, które pozwolą im na efektywną komunikację zarówno z klientami, jak i wewnątrz zespołu. WhatsApp stał się jednym z najskuteczniejszych kanałów w biznesie, który rozwiązuje kwestie komunikacji - od sprzedaży, przez obsługę klienta, po marketing i wewnętrzne komunikacje. Jeśli zastanawiasz się, czy warto założyć konto firmowe na WhatsApp i jak wdrożyć ten kanał komunikacji w swojej organizacji, nasz przewodnik pomoże Ci zacząć - praktycznie, krok po kroku.

Spis treści

• Czym jest WhatsApp Business?
• Cechy aplikacji WhatsApp Business
• Dlaczego warto założyć konto firmy na WhatsApp?
• Nowe funkcje w WhatsApp Business - dla e-commerce i nie tylko
• WhatsApp Business – klucz do efektywnej komunikacji

Czym jest WhatsApp Business?

WhatsApp Business to aplikacja stworzona z myślą o przedsiębiorcach, która umożliwia prowadzenie interakcji z klientami w sposób profesjonalny  - od prostego odpowiadania na wiadomości, po podstawową automatyzację i wykorzystanie go jako kanału sprzedaży. 

Warto odróżnić trzy pojęcia:

• WhatsApp (aplikacja prywatna) - do komunikacji osobistej.
• WhatsApp Business (aplikacja na telefon) - dla mikro, małych i średnich firm, obsługiwany zwykle z jednego urządzenia.
• WhatsApp Business API / Cloud API - rozwiązanie dla firm, które potrzebują wieloosobowej obsługi, integracji z CRM, chatbotów, platform marketing automation i więcej nowoczesnych funkcji.

W tym tekście skupiamy się przede wszystkim na WhatsApp Business jako pierwszym kroku dla firmy.

Takie konto firmy WhatsApp różni się od standardowego profilu głównie funkcjami, które są dostosowane do potrzeb biznesowych. Aplikacja pozwala na automatyzację wiadomości, ustalanie statusów dostępności oraz oferuje narzędzia analityczne, które mogą pomóc w ocenie efektywności komunikacji z klientami.

Przeczytaj również: WhatsApp Business - co to jest i jak działa?

Cechy aplikacji WhatsApp Business

Profil firmy w WhatsApp

Konto firmowe WhatsApp umożliwia stworzenie szczegółowego profilu, w którym można zamieścić informacje o firmie, takie jak: nazwę, opis i kategorię działalności, adres, godziny pracy oraz link do strony internetowej. Dzięki temu klient od razu widzi, z kim rozmawia - a nie wyświetla się tylko sam numer telefonu.

Automatyczne odpowiedzi

WhatsApp Business pozwala tworzyć szybkie odpowiedzi (quick replies) - czyli gotowe szablony, które wstawiasz skrótem. To dobre rozwiązanie dla pytań, które często się pojawiają: godziny otwarcia, polityka zwrotów, podstawowe informacje o ofercie. Dodatkowo WhatsApp Business pozwala obecnie ustawić również:

• wiadomości powitalne - wysyłane nowym kontaktom,
• wiadomości poza godzinami pracy - automatyczna informacja, że odpowiesz w konkretnym czasie,
• statusy dostępności.

Takie funkcje zautomatyzowania wiadomości pozwalają na szybką reakcję na pytania klientów, co zwiększa ich satysfakcję i poczucie dobrej obsługi.

Statystyki aktywności firmowych czatów

WhatsApp Business dostarcza również danych na temat wiadomości wysłanych, dostarczonych oraz odczytanych, co pozwala na lepsze zrozumienie interakcji z klientami i skuteczności komunikacji.

Dlaczego warto założyć konto firmy na WhatsApp?

Klienci oczekują szybkiej i efektywnej komunikacji z firmami, a WhatsApp jest jednym z najpopularniejszych komunikatorów na świecie - z wysokim wskaźnikiem otwarć wiadomości (oficjalne dane WhatsApp podają współczynnik ok. 98% na rok 2022). Szacuje się, że setki milionów użytkowników dziennie kontaktuje się tą drogą z firmami, a popularność tego kanału w Polsce wciąż rośnie. 

Konto firmy na WhatsApp może znacząco ułatwić nawiązywanie kontaktu zarówno z nowymi, jak i dotychczasowymi klientami. Dzięki aplikacji można budować długotrwałe relacje, co w efekcie przekłada się na zwiększenie zaufania i lojalności klientów.

Zwiększenie efektywności komunikacji

Zaletą korzystania z WhatsApp Business jest możliwość szybkiej wymiany informacji. Klienci cenią sobie możliwość zadawania pytań i uzyskiwania odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Konto firmy WhatsApp umożliwia szybką i zorganizowaną komunikację, co może znacznie przyspieszyć proces obsługi klienta.

Lepsza segmentacja klientów

Dzięki możliwości tworzenia grup i list odbiorców, WhatsApp Business pozwala na łatwiejsze zarządzanie kontaktami z klientami. Można stworzyć segmenty klientów w zależności od ich zachowań, co umożliwia kierowanie do nich spersonalizowanych wiadomości. Dzięki temu możliwe jest budowanie lepszych relacji oraz zwiększenie skuteczności kampanii marketingowych.

Zobacz, jak pomogliśmy innym biznesom

 Na swoim koncie mamy wdrożenia w takich firmach jak Orange, T-mobile czy Homla. Sprawdź nasze case study i zobacz jak dzięki automatyzacji marketingu udało nam się zwiększyć zyski i lojalność ich klientów.

Jak założyć konto firmy na WhatsApp?

Zakładając konto firmy na WhatsApp, należy przejść przez kilka prostych kroków. Poniżej znajduje się przewodnik, który pomoże w stworzeniu profesjonalnego profilu.

Krok 1: Pobierz aplikację

Pierwszym krokiem jest pobranie aplikacji WhatsApp Business dostępnej zarówno na systemy Android, jak i iOS. Po zainstalowaniu aplikacji wystarczy ją uruchomić, aby rozpocząć proces rejestracji. 

WhatsApp Business to rozwiązanie idealne dla mniejszych firm, w których obsługą komunikacji z klientem zajmują się 1-2 osoby.

Krok 2: Zarejestruj numer telefonu

Przy pierwszym uruchomieniu aplikacji rozpoczynasz proces zakładania konta firmy WhatsApp. Niezbędny jest numer telefonu, który będzie zarządzał kontem oraz kraj (od niego zależy nr. kierunkowy). Po wpisaniu numeru użytkownik otrzyma SMS z kodem weryfikacyjnym, który należy wprowadzić do aplikacji, aby potwierdzić rejestrację.

Warto zauważyć, że należy korzystać z numeru telefonu, który nie jest już zarejestrowany na standardowym koncie WhatsApp. Jeśli chcesz przenieść prywatny numer na firmowy, aplikacja poprowadzi Cię przez proces migracji.

Krok 3: Utwórz profil firmy

Po pomyślnej rejestracji użytkownik będzie mógł dostosować profil firmy. Należy uzupełnić wszystkie istotne informacje: 

• nazwa firmy,
• kategoria działalności,
• krótki opis,
• adres,
• godziny otwarcia,
• link do strony www / sklepu.

Dzięki temu klienci będą mogli łatwo znaleźć potrzebne informacje, dlatego warto, żeby były kompletne i aktualne.

Krok 4: Dodaj zdjęcie profilowe

Warto dbać o rozpoznawalność marki. Dodanie zdjęcia profilowego, które jest zgodne z identyfikacją wizualną firmy, może pomóc w budowaniu zaufania klientów. Wybierz logo lub inną grafikę, która będzie jednoznacznie kojarzona z Twoją działalnością.

Krok 5: Rozpocznij komunikację

Ostatnim krokiem jest rozpoczęcie aktywnej komunikacji z klientami. Można to zrobić, informując ich o dostępności konta na WhatsApp za pomocą innych kanałów komunikacyjnych, takich jak e-mail, strona internetowa czy media społecznościowe.

Sprawdź, jak wdrażamy personalizację w kanale: WhatsApp

Krok 6:  Skonfiguruj podstawową automatyzację

W ustawieniach WhatsApp Business dostępne są podstawowe automatyzacje, takie jak: wiadomość powitalna,  wiadomość poza godzinami pracy, szybkie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, czy etykiety, które pomogą Ci porządkować rozmowy. 

Taki zestaw automatyzacji w aplikacji WhatsApp Business odciąża pracę zespołu, zajmującego się komunikacją z klientem i znacząco usprawnia komunikację. Skonsultuj się z zespołem Persooa - razem skutecznie wdrożymy te i inne rozwiązania w Twojej firmie.

Nowe funkcje w WhatsApp Business - dla e-commerce i nie tylko

Katalog produktów i usługi na poziomie aplikacji

W aplikacji WhatsApp dla firm możesz także dodać katalog produktów lub usług, który wyświetla się klientowi bezpośrednio w czacie. To bardzo przydatne rozwiązanie dla małych e-commerce’ów, salonów beauty, restauracji i kawiarni czy usług lokalnych. Umożliwia to klientom szybki dostęp do oferty, bez wychodzenia z komunikatora, a następnie przejście do złożenia zamówienia.

Etykiety i porządkowanie rozmów

Wbudowane w aplikacji WhatsApp etykiety pomagają już teraz uporządkować rozmowy - np. oznaczać status klienta, dzięki czemu można zachować organizację nawet przy większej liczbie aktywnych czatów.

Interaktywne wiadomości i WhatsApp Flows

Nowością ostatnich lat są interaktywne wiadomości oraz WhatsApp Flows. Te funkcje w praktyce oznaczają, że w oknie czatu możesz:

• dodawać przyciski odpowiedzi (reply buttons),
• tworzyć listy opcji (list messages),
• budować proste „formularze” bezpoścednio w WhatsApp - np. do rezerwacji, zapisów na wydarzenia, składania zamówień.

Zamiast wymieniać 10 wiadomości, opcja WhatsApp Flows umożliwia klientowi wpisanie wszystkich wymaganych danych w gotowym szablonie i zakończyć proces szybko i bezproblemowo w jednym kanale.

WhatsApp Business – klucz do efektywnej komunikacji

Reasumując, konto firmy na WhatsApp to narzędzie, które może znacznie wzbogacić strategię komunikacyjną każdej firmy - zarówno wewnętrzną, jak i tą na zewnątrz, z klientem. Dzięki funkcjom dostosowanym do potrzeb biznesowych, pozwala na szybsze, bardziej zorganizowane oraz skuteczne nawiązywanie relacji z klientami. W dobie, kiedy każda minuta ma znaczenie, warto rozważyć przyjęcie tego innowacyjnego rozwiązania, które jest po prostu naturalne i wygodne dla użytkowników, korzystających z aplikacji na co dzień. 

A połączenie WhatsAppa + personalizacji, na podstawie danych z innych kanałów, pozwala tworzyć bardzo celne komunikaty, które trafiają do Twoich klientów skutecznie i zwiększają zaangażowanie.

Korzyści płynące z korzystania z WhatsApp Business są niezaprzeczalne – od zbierania leadów, po finalizację zamówienia. Zyskujesz nie tylko czas, ale i satysfakcję klientów, co w dłuższej perspektywie przekłada się na zyski Twojej firmy.